一、监督检查对象

本市行政区域内的机关、团体、企事业单位和其他组织。

二、监督检查内容

各单位的形成、保管、利用、移交电子档案行为是否符合《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《电子档案移交与接收办法》及相关电子档案安全技术规范的有关规定。主要检查下列事项：

1.是否建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记、保证电子文件（电子档案）的产生、处理过程符合规范；

2.是否采取可靠的安全防护技术措施，保证电子档案的真实性；

3.是否建立电子档案完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据；

4.是否建立电子档案有效性管理制度并采取相应的技术保证措施；

5.电子档案的处理和保存应符合国家安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等；

6.其他法律、法规规定的检查事项。

三、监督检查方式

1.全面检查：由市档案局制定计划并组织实施，每年检查数量不得少于本辖区单位总数的5%-10%。

2.专项检查：对重大隐患问题、网络安全重点领域、上级交办事项等开展专项监督检查。

3.日常监督检查：以县区档案部门为主，市档案局开展对县区档案部门监督抽查。

四、监督检查程序

档案行政管理部门在实施安全监督检查时，应当有二名以上档案行政执法人员参加，并出示有效的行政执法证件。

档案行政管理部门对单位实施监督检查，应当对每次监督检查的内容、发现的问题及处理情况作出记录，并由参加监督检查的行政执法人员和被检查单位的有关负责人签字后归档。被检查单位的有关负责人拒绝签字的，行政执法人员应当将情况记录在案。

档案行政管理部门在依法履行监督检查职责时，可以行使下列职权：

1.进入现场进行检查，向单位和信息中心的负责人和其他有关人员调查、了解有关情况；

2.根据举报或者取得的涉嫌违法证据，查阅、复制电子档案“收、管、用”、信息系统运行以及其他有关资料；

3.对有证据表明不符合安全技术规范要求或者存在严重事故隐患的电子档案管理系统予以查封、扣押；

4.对不按规范进行保管的电子档案，物理实体实施查封、扣押；

5.对违反档案法律规定的行为作出行政处罚决定或行政处分建议。

五、监督检查措施

档案行政管理部门在依法履行职责过程中，发现违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和相关安全技术规范要求的行为或者电子档案管理存在事故隐患时，应当以书面形式发出档案监督检查执法通知书，责令有关单位及时采取措施予以改正或者消除安全隐患。紧急情况下要求有关单位采取紧急处置措施的，应当随后补发执法通知书。

档案行政管理部门在依法履行职责过程中，发现重大违法行为或者电子档案管理存在严重安全隐患时，应当责令有关单位立即停止违法行为、采取措施消除安全隐患，并及时向同级信息和网络安全主管部门和上级档案部门报告。接到报告的负责档案部门应当采取必要措施，及时予以处理。

档案行政执法检查人员在检查完毕后对被查单位应根据具体情况提出指导意见，必要时通报全市。对有违反档案法律法规行为情节轻微的，责令限期整改；情节严重的，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《河北省档案工作条例》等相关法律法规，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任。在执法检查过程中，需要当地人民政府和有关部门的支持、配合时，档案行政管理部门应当报告当地人民政府，并通知其他有关部门。当地人民政府和其他有关部门应当采取必要措施，及时予以处理。